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2021-04-09
档案管理者谢秀萍:手不释“卷”的十年

时至今日,谢秀萍在公司从事档案工作已有10个年头。10余年来,她参与并见证了公司档案数量从少到多;档案类别从简到丰;档案库房从小到大;档案管理逐步完善并升级的过程。她也从最初的“档案新人”成长为一名专业的档案管理者。

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奋发进取:门外汉成业务通

入职以来,谢秀萍一直在行政部工作,她清楚地记得,刚接手档案工作不久,就接到公司要申报“档案工作升三星级”的艰巨任务,按照升级要求:企业档案的分类要更加明确、组件要更加统一、排列要更加集中、编号要更加合理、编目要更加详细、修正要更加及时,这就意味着眼前的档案需要全部推倒重来。畏难情绪肯定是有的,但很快就被她克服掉,通过日日夜夜、加班加点把近万件库存档案重新分类、组件、装订、编辑盒脊、排列上架,最终在“江苏省档案三星级单位“的验收会上以高分通过。

十年来,从档案卷数过千到现在各类档案超万卷;从档案扫描、目录录入“由零起步”到现在常用文书档案扫描件、信息录入,均按要求完成。在这巨大的工程背后,是每整理一份档案,都完成从组件、分类、排序、编号、编目到盖章装订、上架等10道工序,一个都不能少,这样的数万次重复历尽十年,记录了时光、记录了成长,同时也记录了她奉献的青春,85后的她,虽然小小的个子,但却能迸发出大大的能量。就是这样一个档案小小“门外汉”,逐步摘得了“连众好青年”、公司年度“先进个人”“市档案星级单位先进个人”等荣誉称号,成为一名业务通。除此,她还积极参加公司开展的主题的征文比赛,通过自己对档案的独特见解撰写《档案管理与质量管理》《优化档案管理方式 提升服务经营能力》《强化保密工作,助力企业发展》等文章并分别获得二等奖、三等奖。其中《优化档案管理方式 提升服务经营能力》被国家〈卷宗〉杂志社收录。

责任担当:兢兢业业零失误

2017年4月公司搬迁新办公楼,满满两大车近300箱的档案,需要从旧楼的下架、归类、整理、打包、搬运装车,搬至新大楼再归类、再整理、重新上架,这一切都离不开她兢兢业业的担当精神。她提前列计划、逐遍过问每个环节、重要环节亲自把关,确保零失误搬迁。为了不影响档案的利用,尽快完成档案排列再上架,她经常周末到公司加班,遇到家人有事孩子无人照看的情况,只能带到档案室边照顾孩子边整理档案。有好心同事主动提出一起帮她,都被她谢绝了,大家会开玩笑说她不信任同事,她总是笑着说“这是责任,自己整理心安,宁可累点”。正因为她的这份责任心,入职十年,经她手的工作,没有一个数据错误,没有一份档案丢失,没有一份文件泄密。

近几年,因为工作能力强、表现突出,除负责档案工作外,部门领导还让她兼职其他重要的行政工作:从部门报表统计工作、机要保密工作、会务接待工作、到外出跑工商变更业务,期间还被借调到其他部门接受新的工作挑战,每一次她都全力以赴,并得到领导和同事的一致好评。

创新管理:建章立制精细化

随着公司的不断壮大,如今的档案室扩大了好几倍,各类档案量也在不断增加,多年的档案管理工作经验让谢秀萍意识到,目前公司的档案分类方式太过于笼统,为了提高档案的借查阅效率,她把现存的档案进行了再精细化分类,即把常用档案进行了单独立档,销售人员投标常用的资质证照进行了单独立档,通过一段时间的实践,她的这种创新管理方式得到公司档案利用部门的一致好评。销售人员对她也连连称赞,都说每逢投标高峰期,一项资质证书经常会被多次借阅,甚至发生投标时间冲突,但每次她都能在销售人员之间发挥好沟通桥梁作用。如今她又把创新思路转向了公司各部门及所属企业的档案管理上,按照她制定的“一监督”“二检查”“三跟踪”“四整改”的检查制度,定时对各部门的档案进行监督检查。通过她的指导,目前各部门的档案都能做到分类准确、编排有序、目录清晰、装订整齐,兼职档案员一致认为现在部门查阅档案再也不用无规律的乱翻,只要对照电子台账清单就能又快又准的查到想要的档案。

谈及十年来对档案工作最大的体会,她用十个字作了概括:“繁杂、细致、重要、专业、责任”。从起初每年每月每日重复做着档案管理工作,到现在能够从实际出发,深入学习相关专业知识并对档案进行创新管理和探索研究,离不开她的耐心坚守。在大多数人的认知里,档案工作是个“冷门”的岗位,档案员也是企业里平凡的幕后岗位,但谢秀萍却能以一名党员的标准,不厌其烦地全身心投入到这份平凡的工作中,将一件事做精做细。档案室里那一排排盒、一份份文、一卷卷纸、一个个印仿佛一张张奖状,记录了她的成绩。诠释了她平凡中的坚守精神。

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